Les comptables et tout le service financier ont le devoir de communiquer et d’informer sur les résultats de leur travail. Cela doit se faire en interne, dans le service, mais également pour les autres collaborateurs externes. Par ailleurs, les professionnels de la comptabilité au sein d’une société sont obligés de connaître et de maitriser les outils NTIC pour pouvoir optimiser les flux et les échanges d’informations.
Les pièces justificatives : bases des informations comptables
Au sein du service comptable, la disponibilité des pièces justificatives est une véritable source d’informations et la base de la communication. Toute la démarche en interne comme en externe découle de ces pièces. En effet, ce sont des documents qui permettent au comptable d’être informé des mouvements financiers ou de stocks effectués par l’entreprise. Lui seul saura traduire les données contenues afin d’avoir des informations fiables qu’il pourra ensuite, rapporter et partager à ses autres collègues et à ses supérieurs. Le document issu de ces pièces peut également servir de données juridiques. Au sein du service comptable, on peut ainsi voir les statuts de la société qui pourront être communiqués au niveau des employés et leurs délégués ou d’un syndicat, ainsi que de l’administration en charge de la législation du travail. Toutes les copies de contrat engageant la société y seront également disponibles. Cela en plus des pièces courantes qu’elles proviennent de l’intérieur ou de l’extérieur. Pour faciliter le travail d’insertion et d’enregistrement de ces pièces, ainsi que la communication, le professionnel ou le service peut utiliser un progiciel comptable.
Une bonne organisation pour une communication efficace
Dans un service comptable, il est essentiel qu’il y ait une bonne organisation. Autrement, il sera impossible de fournir et de collecter des données et des informations pertinentes au sein des autres services et venant de l’extérieur. Le premier objectif du comptable est donc de satisfaire les besoins en information des autres collaborateurs et surtout, des dirigeants. Ce qui l’amène à une préparation minutieuse de chacune de ses activités. Il aura également à répartir les activités en différentes tâches et si possible, avec les autres employés du même service. Il s’aidera également d’un logiciel spécialisé dans la gestion de la comptabilité pour l’enregistrement et le traitement des pièces justificatives, ainsi que la production de rapports financiers utiles aux dirigeants.
Les avantages d’un logiciel dans le travail d’un comptable
Un logiciel de comptabilité peut intégrer des logiciels de gestion commerciale et aide parfaitement un responsable financier et un service comptable dans la communication. C’est un outil qui peut s’utiliser en ligne ou installé sur un seul ordinateur en interne. Dans tous les cas, il facilite la relation et le flux d’information avec la banque, les clients, les fournisseurs, ou encore, les autres employés au sein de l’entreprise. Il permet également de gérer la paie des employés et de communiquer facilement avec l’administration fiscale.
