Si les événements extérieurs sont très appréciés, ils sont soumis à la météo. Parfois, les conditions météorologiques ne sont pas clémentes et mettent votre organisation à rude épreuve. Pour vous assurer de réussir votre évènement, découvrez 5 bons conseils.
Installer des chapiteaux
Pour éviter que la pluie ou le soleil ne perturbe vos événements extérieurs, il est primordial d'installer une structure adaptée. Pour cela, les chapiteaux, les tentes et autres barnums sont particulièrement recommandés pour faire face aux aléas de la météo. Sur le site internet doublet.fr, retrouvez tout le matériel dont vous avez besoin pour organiser vos événements professionnels : tentes pliantes, chariots pour tables, tables pliantes, mange debout, tabourets, supports de communication visuelle…
Grâce à cet équipement, vous êtes en mesure de poursuivre votre événement même s'il se met à pleuvoir. La plupart des tentes et chapiteaux offrent une ouverture sur l'extérieur, ce qui en fait un atout phare pour les événements en plein air. En effet, ils permettent de vous adapter rapidement en cas d'intempéries. Toutefois, si le temps le permet, vos convives peuvent profiter du beau temps tout au long de la journée ou de la soirée. Dans ce cas, pas besoin de rabattre les côtés de la tente. L'avantage des tentes et chapiteaux est qu'ils permettent aussi bien de se protéger de la pluie que du soleil. En cas de fortes chaleurs, ils permettent de rester à l'abri des rayons UV nocifs.
Privilégier le confort des convives
Pour privilégier le confort de vos convives, un chapiteau, une tente ou un barnum sont indispensables. Ces structures, bien qu'indispensables, ne sont pas suffisantes pour assurer un maximum de confort en cas de météo capricieuse. Il est donc nécessaire de prévoir des équipements supplémentaires afin que votre événement se passe dans les meilleures conditions.
Pour faire face à la pluie, vous pouvez vous procurer des ponchos de pluie. Très pratiques, ils peuvent être revêtus par-dessus les vêtements afin d'éviter d'être mouillé. En effet, même si votre structure offre une très bonne protection, le vent peut venir compliquer les choses. Pour éviter que vos convives aient froid, vous pouvez prévoir des couvertures et autres plaids pour créer une ambiance chaleureuse. Enfin, si le temps est très chaud, des brumisateurs offrent un rafraîchissement idéal. Ils permettent d'émettre de fines gouttelettes d'eau dans l'air. Très appréciés en été, ils sauront à coup sûr réjouir vos convives. Avec un budget plus faible, vous pouvez installer des ventilateurs.
Miser sur un service de restauration adapté
La restauration figure parmi les aspects incontournables de votre événement professionnel. Toutefois, une météo capricieuse peut littéralement ruiner votre événement si vous n'êtes pas assez prévoyant. Tout d'abord, il est important d'adapter votre menu à la météo, lorsque cela est possible. En cas de temps froid et pluvieux, une nourriture réconfortante est la bienvenue. Au contraire, servez plutôt des salades fraîches si le temps est très chaud. Dans ce cas, l'hydratation est primordiale. Prévoyez des fontaines à eau disposées un peu partout afin que vos convives puissent boire régulièrement de l'eau. La quantité d'eau doit être suffisamment importante pour que touts les convives puissent s'abreuver régulièrement et sans limite.
Si le contenu des menus que vous servez le jour J est important, il en va de même pour les contenants ! Par exemple, choisissez des emballages imperméables au cas où la pluie s'invite à votre fête. Ainsi, vos convives peuvent manger librement sans craindre que leur repas ne soit trempé. Si vous organisez votre événement longtemps à l'avance, vous ne pouvez malheureusement pas prendre en compte la météo. Dans ce cas, optez pour un menu passe-partout, qui s'adapte aussi bien aux temps chauds que plus frais. Ainsi, vous n'êtes pas déçu et vous évitez les mauvaises surprises.
S'adapter en permanence
Organiser un séminaire d'entreprise ou tout autre événement professionnel en extérieur, cela ne s'improvise pas ! Pour autant, il est très important d'être proactif et de savoir s'adapter en permanence. En effet, la météo figure parmi les paramètres que vous ne pouvez pas toujours prendre en compte pour organiser votre événement.
De plus, même en étant capable de consulter la météo pour le jour J, la météo peut brusquement changer. Pour cela, un effort d'adaptabilité est nécessaire pour affronter sereinement les intempéries. De nombreux enjeux entrent en compte dans la gestion des intempéries : le confort, la sécurité… Lors de votre événement, vous devez également veiller à ce que l'animation soit au rendez-vous, et ce malgré les intempéries éventuelles. Imaginez des animations qui peuvent s'adapter à toutes les météos, même les plus capricieuses.
Penser à la sécurité
La sécurité est un enjeu très important lorsque vous organisez un événement professionnel en plein air. En effet, les conditions météorologiques peuvent créer des situations dangereuses, notamment pour le matériel électrique. Vous devez donc placer la sécurité comme votre priorité majeure dans l'organisation de cet événement. Les tentes, les chapiteaux ou les barnums vous permettent d'abriter votre matériel électrique et ainsi éviter des situations dangereuses en cas de pluie. En effet, cela peut mener à la création de courts-circuits, voire même à une électrocution. Par ailleurs, votre matériel ne doit pas non plus être trop longuement exposé au soleil. Ils risque alors de surchauffer.
S'il y a du vent, vos supports servant à la communication visuelle peuvent s'envoler et créer des accidents. Pour éviter cela, assurez-vous de bien les fixer au sol afin qu'il n'y ait aucun risque de détachement. S'il s'agit d'une journée pluvieuse, la pluie et la boue peuvent mener la vie dure à vos convives. Vous pouvez par exemple installer des planchers au sol pour éviter les glissades potentiellement dangereuses.
